DeDUWeb


Välkommen till DeDUWeb manualen


Denna manual har klickbara bilder, alla bilder markerat med rött område går att föra musen över för ytterligare beskrivning.


Om området har grön bakgrund går det även att klicka på det för att navigera vidare.

Om du hittat några problem eller har synpunkter angående manualen så får du gärna kontaka oss.

Ärendehantering

Ett ärende i DeDU's värld är ett engångsarbete. Klicka på "Registrera" och välj "Ärende".

registrera

Registrera ärende

Man kan antingen fylla i alla rutor i ärendet som vanligt eller så kan man använda sök funktionen till höger för att direkt få all information ang fastighet/byggnad/hyresgäst ifyllt.

registreraarende

Skicka e-post

En lista över eventuella personer att skicka e-post till kommer fram (Anmälaren ligger alltid först i listan).
Markera de som du vill ska få e-post, ovservera att det även finns en tom rad "lägg till fler mottagare".
Där kan du fylla i valfri e-postadress om det finns ytterligare någon du anser ska få en e-post om detta ärende.
Om du inte vill att någon ska få ett mail kan du klicka på "skicka ej e-post".
Om filer knutna till ärendet ska finnas bifogade i mailet så glöm inte att använda knappen "Skicka e-post med bifogade dokument".

arendeepost

Kvittera ärenden

Om du för musen över "Kvittera" och sedan väljer ärende så kommer du få en lista över dina okvitterade ärenden.
Du kan även klicka på de olika kategorierna för att bara se den valda sortens ärenden.

kvittera_arende

Ärendelistan

Här inne ser man en lista över okvitterade ärenden. Man kan även göra urval för att se t.ex. även se kvitterade ärenden eller bara en specifik fastighet.


ärendehantering
ärendehantering

Om du klickar på "Hantera kolumner" kan du välja vilka kolumner som ska visas


Kvittera ärenden

Här ser du själva ärende ordern. För musen över del olika delarna av bilden nedan för att få beskrivning av vad allt betyder.


Fakturaunderlag

I DeDUWeb kan du enkelt skapa fakturaunderlag för dina ärenden efter du angett arbetstid och kvitterat ärendet.
Du kan börja göra fakturaunderlag utan att färdigställa innan ett ärende är kvitterat.

Om det finns angiven tid i ärendet så kommer även en fråga upp ifall du vill inkludera dessa tider till fakturaunderlaget.

I fakturaunderlaget anger du ev. material och kostnader, antingen tagen från en befintlig prislista eller i fritext

Personbokning

Här kan man boka tid på en person. Först väljer man vem det berör sedan vilken tid som dom ska vara bokad från och till.
Efter att man har valt tiden trycker man tillbaka så när man sparar ärendet så bokas personen in på vald tid

Ramavtalsentreprenör

Här kan man välja ramavtalsentreprenör samt vem som ska utföra det med ev. notering. Man kan även snabb lägga till nya med knapparna "Nytt bolag" och "Ny person"

Budget

Ange en budget för vad ärendet förväntas att kosta att åtgärda. Denna budget har ingen koppling till fakturaunderlaget arendebudget

Väntelista

Denna lista är en sökbar överblick över ej kvitterade befintliga ärenden.

arendevantelista
registrera_arende registrera_nyckellan registrera_matarvlasning Välj vilken region som ärendet gäller, denna ska nästan aldrig ändras så känner du dig osäker ska denna vara standard valet.<br /><i>Klicka här för att läsa mer om hur man lägger till regioner.</i> Välj vilken fastighet som ärendet gäller. Den blå I ikonen visar att det finns information att läsa om denna fastighet.<br /><i>Klicka här för att läsa om hur man lägger till/ändrar/tar bort fastigheter.</i> Välj vilken byggnad som ärendet gäller, det går att välja byggnad före fastighet så väljer den automatiskt rätt. Den blå I ikonen visar att det finns information att läsa om denna byggnad.<br /><i>Klicka här för att läsa om hur man lägger till/ändrar/tar bort byggnader.</i> Här anger man om ärdendet berör en specifik hyresgäst, men oftast brukar ärenden stanna på byggnads nivån.<br /><i>Klicka här för att läsa om hur man lägger till/ändrar/tar bort hyresgäster.</i> Utförare är den/de som ska utföra ärendet, detta kan antingen vara en generell roll som tex ''Drifttekniker'' eller en personlig beroende på hur ni har strukturerat erat DeDU.<br /><i>klicka för att komma dit man lägger till/ändrar/tar bort utförarroller.</i> Här kan man ändra vilken typ av ärende det ska vara.<br /><i>klicka för att komma dit man lägger till/ändrar/tar bort ärendetyper.</i> Kategori och underkategori <br /><i>klicka för att komma dit man lägger till/ändrar/tar bort kategorier och underkategorier.</i> Prioritet kan vara obligatorisk beroende på inställningar för er databas.<br /><i>Klicka här för att läsa om hur man gör prioritet obligatoriskt.</i> De aktuella projekten du vill knyta ditt ärende mot visas här.<br /><i>klicka för mer information om ekonomistyrning.</i> Områdesansvarig listar de personer som är kopplade till den region/fastighet/byggnad som blivit vald.<br /><i>klicka för mer information om hur man ändrar områdesansvar.</i> Datum och tid man fyller i denna kommer då visas som när ärendet registreras, denna funktion används nästan aldrig men kan vara bra om man tex haft jour kvällen innan och åtgärdat problemet. Rum fungerar likadant som region/fastighet/byggnad men pekar då på att ärendet gäller just det rummet.<br />Det ända som skiljer den från de andra är att i rum kan man skriva in sånt som inte ligger upplagt i systemet. Man kan alltså både välja mellan rum som administratörerna lagt upp eller själv skriva in ett nytt rum.<br /><u>OBS</u>! rum man själv skriver in sparas inte i systemet utan visas bara för just det ärendet!<br /><i>klicka för att veta mer om hur man lägger till rum i systemet.</i> Garantianmärkning visar de entreprenader i aktuell byggnad som har någon garantitid kvar. Garantientreprenör visar entreprenörer på vald entreprenad. Väljs detta så blir ärendetypen automatiskt till ''Garantianmärkning''. <br /><i>klicka för mer information om entreprenader</i> Registrerade FU-objekt på vald byggnad visas här.<br /><i>Klicka här för information om hur man skapar FU objekt.</i> Anmärkning är beskrivningen som anmälaren angivit för ärendet. Internkommentar är interna kommentarer som ni kan göra, dessa syns bara för dom som har en inloggning i DeDU till er databas. Dessa kan vara bra att använda om det är något som bara kollegor ska kunna läsa. Anmält av är vem som har registrerat ärendet, vissa har en kundtjänst som registrerar ärenden åt användarna och då ska kundens kontaktuppgifter anges. Dessa uppgifter är det som mail och sms går ut till om annat inte anges manuellt. Bockar man för denna ruta så kommer man till kvitteringssidan för detta ärende direkt. <br /><i>Klicka för exempel</i> Bocka för denna funktion ifall den som står skriven på anmält av vill ha sms återkoppling för ärendet. Sparar ärendet och förnyar sidan så det går att registrera ett till, för att komma till det nyskapade ärendet kan man antingen ta direktkvittera eller söka på ordernummer. Detta sparar och öppnar sedan ärendet via datorns pdf program (tex adobe reader) så man kan skriva ut. Denna knapp använder man för att bifoga dokument till ärendet. <u>OBS</u> ärendet måste vara klart och kommer automatiskt sparas då man använder denna funktion! Budget används för att ange en uppskattad kostnad för att åtgärda ärendet. Denna knapp är ett mer avancerat filter än väntelistan till höger över 10 senaste. Denna väntelista så kan man sortera ännu mer specifikt.<br /><i>Klicka för att se mer information om denna funktion.</i> Visar ärenden från felanmälningsformulär som ännu inte är skapade som ärenden. Om en användare har behörighet att hantera FU men att inte skapa ärenden från FU så kommer dom till denna lista som någon med behörighet kan göra till ärende. Med hjälp av kartan kan man placera ut ett ärende på kartan. Möjlighet att boka en namngiven person (med rätt utförarroll) och tid för detta ärende. Möjligt att skicka ärendet via e-post till en ramavtalsentreprenör. Rensar hela sidan från all ifylld information, bra om man ska börja om helt. Här kan man söka efter tex fastigheter/byggnader/hyresgäster för att få informationen automatiskt ifyllt i ärendet Detta är en lista över senaste skapade ärenden till denna fastighet/byggnad/hyresgäst, detta används främst av kundtjänst för att inte det ska bli flera som registerar samma ärende. Sök bland ärenden efter ett eller flera ord Välj region ärendet tillhör Välj vem som ärendet tillhör Välj vilken utförraroll som ärendet ligger hos Använd denna ifall du vill kunna se kvitterade ärenden. Man kan t.ex. även välja att se bara de ärenden som inte är påbörjade. Denna begränsar ärenden som visas till inom dessa datum. denna fylls automatiskt i att bara visa ärenden från ett år bakåt ifall man valt att visa kvitterade ärenden. Välj vilken fastighet som ärendet tillhör.<br />(sorterar bort de fastigheter som tillhör andra regioner) Välj vilken byggnad som ärendet tillhör.<br />(sorterar bort de byggnader som tillhör andra fastigheter) Välj vilken hyresgäst som ärendet tillhör.<br />(sorterar bort de hyresgäster som tillhör andra byggnader) Välj vilken typ ärendet har Välj prioritet ärendet har Uppdatera listan nedan utifrån urval som gjorts Öppnar en sammaställning som pdf som kan skrivas ut Öppnar en sammaställning på <u>utvalda ärenden</u> som pdf som kan skrivas ut.<br />För att välja ärenden så bocka i rutan på ärenderna nedan. Återställer alla urval tillbaka till standard. Här kan man välja att lägga till, ta bort, eller redigera om vilka kolumner som ska visas. Denna information lagras knuten till användaren så den följer med mellan datorer men inte personer. Detta är ett ärende som ligger registrerat utifrån de urval som gjorts.<br />Ett ärende ligger inte på en person direkt utan ligger på våran server som alla med behörighet kan komma åt att se.<br />På så sätt så är det ingen fara att vara sjuk då en kolega kan också utföra ärenderna om dom fått behörigheten av era administratörer.<br /><i>Klicka här för att se detta exempel ärende</i> Visar senaste uppdatering av ärendet Datum som kvitteringen ska registreras till, denna behöver aldrig ändras annat än då man tex gjort det kvällen innan och ska göra inlägget för den tiden. Visar namn knutet till användaren du är inloggad på (detta kommer visas i status). Utförarroll som ärendet ligger på just nu. Dessa är manuellt lagt upp av era administratörer så fattas något bör ansvarig kontaktas.<br /><i>Klicka för att läsa mer om hur man redigerar dessa.</i> Visar vilken typ av ärende det är. Dessa är manuellt lagt upp av era administratörer så fattas något bör ansvarig kontaktas.<br /><i>Klicka för att läsa mer om hur man redigerar dessa.</i> Visar vilken kategori och underkategori som ärendet tillhör. Dessa är manuellt lagt upp av era administratörer så fattas något bör ansvarig kontaktas.<br /><i>Klicka för att läsa mer om hur man redigerar dessa.</i> Prioritet för ärendet. Om man har behörigheten går dessa att ändra.<br /><i>Klicka för att läsa mer om hur man redigerar prioritet alternativen.</i> Rum fungerar likadant som region/fastighet/byggnad men pekar då på att ärendet gäller just det rummet.<br />Det ända som skiljer den från de andra är att i rum kan man skriva in sånt som inte ligger upplagt i systemet. Man kan alltså både välja mellan rum som administratörerna lagt upp eller själv skriva in ett nytt rum.<br /><u>OBS</u>! rum man själv skriver in sparas inte i systemet utan visas bara för just det ärendet!<br /><i>klicka för att veta mer om hur man lägger till rum i systemet.</i> Här skriver man in använt tid för ärendet. Denna funktion används främst för fakturaunderlag. Valt FU-objekt visas här. Tidart är vilken typ av tid som ska användas. Det projekt som ärendet är knutet mot.<br /><i>Klicka för mer info om projekt.</i> Detta är beskrivningen av själva ärende som kund/kundtjänst skrivit. Denna information går ut i mailen som skickas ut till kunder. I denna ruta skriver man kvitteringen, om något står skrivet i denna ruta då man trycker spara så klarskrivs ärendet.<b><u>OBS</u></b> detta går inte att ångra så var noga med att ärendet är helt klart! I denna ruta skriver man delkvitteringar, har man påbörjat ett ärende men inte slutfört det ska man alltid skriva i denna ruta ifall anmälaren av ärendet ska kunna se det. Delkvitteringar visas för kund i mailet som går ut. I denna ruta skriver man interna kommentarer som bara medarberate kan se. Dessa medelanden går inte ut till kund och visar heller inte ärende som påbörjat. Garantianmärkning visar de entreprenader i aktuell byggnad som har någon garantitid kvar. Garantientreprenör visar entreprenörer på vald entreprenad. Väljs detta så blir ärendetypen automatiskt till ''Garantianmärkning''. <br /><i>klicka för mer information om entreprenader</i> Detta är en historik som visar till vilka mailadresser (och tid+datum) alla mail har skickats till för detta ärende. Denna lista visar inte om mailet kommer fram eller inte, bara att det har skickats så finns mail adressen med i listan men dom inte fått något mail så ligger troligen problemet på deras sida. Uppgifter om den som anmält ärendet. Visar datum och tid som ärendet först registrerades. Om man skickar ut ett mail blir denna automatiskt markerad, men har man t.ex. ringt till anmälare så måste denna fyllas i för att det ska stå i statistiken att man återrapporterat till anmälare. Denna visar först vartifrån som ärendet registrerats (i detta fall DeDUWeb) - Vem som registrerat det (i detta fall våran test användare). Denna bockas för ifall anmälaren önskar att få svar via sms. Sparar ärendet och stannar kvar på samma sida. Sparar ärendet och går tillbaka till listan över ärenden. Sparar ärendet och öppnar upp det som en PDF för att kunna skriva ut. Med denna knapp kan man fakturera ärendet. <br /><i>Klicka här för att läsa mer om fakturering!</i> Här kan man sätta en budget för utförande av ärendet. Går tillbaka till ärendelistan <u>utan</u> att spara ärendet. Möjlighet att boka en namngiven person (med rätt utförarroll) och tid för detta ärende. Möjligt att skicka ärendet via e-post till en ramavtalsentreprenör. Här kan man lägga tid även på andra personer.