DeDUWeb


Välkommen till DeDUWeb manualen


Denna manual har klickbara bilder, alla bilder markerat med rött område går att föra musen över för ytterligare beskrivning.


Om området har grön bakgrund går det även att klicka på det för att navigera vidare.

Om du hittat några problem eller har synpunkter angående manualen så får du gärna kontaka oss.

Inledning

För att komma till Bolag/Person går man in via Moduler - Bolag


I bolag modulen så hanterar man diverse bolag och personer som tillhör bolagen.

Bolag

För att lägga till ett nytt bolag så kan man antingen högerklicka på en region eller använda sig av nytt bolag knappen

Här kan man välja till och ta bort byggnader som bolaget är hyresgäst i.

Avancerad sökning

Man kan antingen söka direkt efter en person, eller välja att göra en avancerad sökning för att söka mer specifikt.

Bolag - Person

För att skapa en ny användare så måste personen som ska använda användaren finnas här. Det är även här som man hanterar vilka områden personen ska ha ansvar för och vilken utförarroll de tillhör.

Områdesansvar hanterar vilka fastigheter/byggnader en person ska kunna hantera.
Om man har valt något i områdesansvar så är man kopplad mot bara de fastigheterna/byggnaderna.
Om områdesansvar inte är kopplad så räknas det som att man är kopplad mot alla byggnader, detta kan vara bra om en kundtjänst ska ha möjlighet att lägga ärenden på alla fastigheter/byggnader.

Här hanterar man diverse olika funktioner för personen.
På vänster spalt så hanterar man vilka funktioner som personen ska synas.
Till höger finns det så att man kan blockera så automatiska mail inte skickas till denna person.
Automatiska mail innefattar bara påminnelser mm. men det blockerar altså inte de mail som en kundtjänst har valt att den personen även ska ha mail för.
Den andra funktionen är lite mer komplicerad, se under bilden för beskrivning.

Detta är regionen som bolaget ligger eller ska ligga under.<br />Många av våra kunder brukar välja att användarna inte ska kunna se region. <br />Det är därför god chans att du inte kan se denna ikon.<br /><br />Högerklickar man på denna så kan man lägga till ett bolag som ska tillhöra den regionen. Högerklickar man på ett bolag så kan man antingen ta bort bolaget eller lägga till en ny person. Detta är de personer som tillhör bolaget, ikonen för personen beror på om dom har en utförarroll eller inte Bolaget skall vara möjligt att välja som Ramavtalsentreprenör vid registrering eller kvittering av ärenden. Inaktiv är en funktion som gör så att bolaget visas som inaktiv.<br />Bolaget visas då inte i listan över bolag utan att man väljer att visa även inaktiva.<br />Detta kan vara bra att göra om ett bolag inte är aktivt längre men att man fortfarande vill ha kvar det i databasen. Bolaget skall vara möjligt att använda som leverantör vid energitariffer. Bolaget skall vara möjligt att välja som entreprenör vid registrering av entreprenader. Bolaget skall vara möjligt att välja vid nyckelutlåning. Bolaget skall gå att välja som leverantör vid registrering av reservdelar för FU. Det är möjligt att koppla bilder eller dokument till ett bolag.<br />Koppla dokument via knappen ''Bifogade dokument'' Välj sedan ev. foto här Man kan antingen söka direkt efter en person, eller välja att göra en avancerad sökning för att söka mer specifikt. Användarnamn skapas från administrera - användare efter att man lagt upp personen i bolag! Det är möjligt att koppla bilder eller dokument till en person.<br />Koppla dokument via knappen ''Bifogade dokument'' Välj sedan ev. foto här Utförare används för att sortera in användare i en specifik 'roll'. Detta kan exempelvis vara 'Drifttekniker', 'Förvaltare' eller 'Kundtjänst'.<br /><i>Klicka här för att läsa mer om vart man lägger upp och ändrar utförare</i> Här kan man skriva in den normala arbetstiden per vecka. Detta nummer kan användas i rapporter för att ta ut statistik. Detta är en fritext ruta där man kan ange vilka behörigheter personen har. Eftersom det är ett fritext fält så ger den inga behörigheter men kan vara bra som referens eller för att se i rapporter. Kostnadsställe används på fakturaunderlag för kontering i ekonomisystem, det man väljer blir förvalt på fakturaraden men går att ändra manuellt vid behov. Detta är en fritext ruta där man kan ange position personen har. Eftersom det är ett fritext fält så ändrar den inget men kan vara bra som referens om vilket rum personen sitter i eller på vilken avdelning, ev. att man ser det i en rapport. Detta är en fritext ruta där man kan ange vilket certifikatsnummer som personen har. Eftersom det är ett fritext fält så ändrar den inget men kan vara bra som referens eller för att se i rapporter. Datum rutan kan användas för att visa hur länge ett certifikat är giltigt för personen. Frikod används på fakturaunderlag för kontering i ekonomisystem, det man väljer blir förvalt på fakturaraden men går att ändra manuellt vid behov. Detta är en fritext ruta där man kan ange vilket anställningsnummer som personen har. Eftersom det är ett fritext fält så ändrar den inget men kan vara bra som referens eller för att se i rapporter. Detta är en fritext ruta där man kan ange vilken organisation som gett ut certifikatet till personen. Eftersom det är ett fritext fält så ändrar den inget men kan vara bra som referens eller för att se i rapporter. Förvaltning används på fakturaunderlag för kontering i ekonomisystem, det man väljer blir förvalt på fakturaraden men går att ändra manuellt vid behov. Tidart är den sorts tid som automatiskt används när personen sätter tid på en order, detta kan vara exempelvis 'Normal arbetstid'. Tiden går även att ändra manuellt för personen om dom jobbat övertid eller ett annat pris gäller. Här kan man välja vilka typer av besiktningar som en person ska kunna se och göra. Detta är en jättevanlig orsak till varför man inte ser vissa besiktningsordrar eller får en varning om man söker på ordernummer men inte hittar något. Bockar man för denna så finns personen att välja i registrera nyckellån. Bockar man för denna så finns personen att välja som 'Handläggare' i <b>entreprenad modulen</b>. Bockar man för denna så finns personen att välja som 'Arbetsledare' i <b>entreprenad modulen</b>. Bockar man för denna så finns personen att välja som 'Ansvarig' på en fastighet i <b>fastighet modulen</b>. Bockar man för denna så finns personen att välja som 'Områdesansvarig' på en byggnad i <b>fastighet modulen</b>. Bockar man för denna så finns personen att välja som 'Kontaktperson' på en hyresgäst i <b>fastighet modulen</b>. Denna ruta saknar användning i dagsläget. Bockar man för denna så finns personen att välja som under 'Visa alla' på ett ärende i <b>Registrera ärende</b>. Bockar man för denna så finns personen att välja som 'Person' på en arbetsorder i <b>Lagerhanterings modulen</b> när man ska välja artiklar. Denna ruta gör så att personen inte får något av de automatiska mail som annars skulle skickats. Detta kan tex vara första mailet som går ut när nytt ärende kommer in. Alla dessa förutsätter att rätt epost adress är inskriven!<br />''Rutan'' syftar på [E-post skickas endast om ärendet har rätt utförare och rätt områdesansvar]<br /><br /><br />• <b>Person inte får mail men vill få för sina fastigheter</b><br /><u>1) Om personen inte har en utförare (under resurs)</u><br />Områdesansvar måste vara valt (spärras annars)<br />Rutan spelar ingen roll om den är förbockad eller inte<br />''Ska ej ha autogenererad e-post'' ska inte vara förbockad!<br /><br /><u>2) Om personen har en samlad utförare (tex Drifttekniker)</u><br />Områdesansvar måste väljas<br />Rutan ska vara förbockad (annars får personen mail från alla fastigheter) <br />''Ska ej ha autogenererad e-post'' ska inte vara förbockad!<br /><br /><u>3) Om personen har en personlig utförare</u><br />Utförare ska vara valt (troligen samma som namn)<br />Om Områdesansvar är tomt ska rutan vara urbockad<br />Om områdesansvar finns ska rutan vara förbockad <br />''Ska ej ha autogenererad e-post'' ska inte vara förbockad!<br />För att detta ska fungera måste ärenden sorteras till just den utföraren för att det ska fungera!<br />(antingen via kundtjänst eller ett automatiskt system)<br /><br /><br />• <b>Personen får mail som den inte ska ha</b><br /><u>1) Personen har INTE en utförare</u><br />Områdesansvar stämmer inte<br /><br /><u>2) Personen har en utförare</u><br />Rutan måste bockas för<br />Områdesansvar måste stämma